Eingang bündeln
Postfächer, Uploads, Scanner und Portale liefern Dokumente in einen gemeinsamen, nachvollziehbaren Eingang.
Lösung
Dokumenten- und Rechnungsverarbeitung automatisieren
Dokumente kommen per E-Mail, Scan, Portal und Post – die relevanten Daten sollen trotzdem vollständig, geprüft und nachvollziehbar im richtigen Fachsystem landen.
- Eingangsrechnungen
- OCR & Vision
- Freigaben
- ERP-Anbindung
Auf einen Blick
Wie funktioniert eine automatisierte Rechnungsverarbeitung?
Das System übernimmt Dokumente aus Postfächern oder Uploads, erkennt Dokumenttyp und Felder, prüft Pflichtangaben und Bestellbezug, leitet Ausnahmen zur Freigabe weiter und übergibt bestätigte Daten an ERP oder Buchhaltung. Jede Entscheidung bleibt protokolliert; unsichere Fälle werden nicht stillschweigend gebucht.
Ausgangslage
Automatisieren, ohne Kontrolle abzugeben
In vielen Buchhaltungen ist nicht das Buchen selbst der Engpass, sondern der Weg dorthin: Anhänge finden, Lieferant und Belegart erkennen, Beträge übertragen, Kostenstellen zuordnen, Bestellbezüge prüfen und fehlende Angaben nachfordern. Je größer das Volumen, desto teurer werden Rückfragen und Tippfehler.
Unsere Lösung kombiniert regelbasierte Prüfungen mit OCR, Dokumentenverständnis und klaren Freigabeschritten. Sichere Standardfälle laufen automatisch weiter. Abweichungen – unbekannter Lieferant, unplausible Summe, fehlende Bestellnummer oder geringe Erkennungssicherheit – landen mit allen relevanten Informationen bei einem Menschen.
Dasselbe Prinzip funktioniert für Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Schadenmeldungen, Anträge und frei formulierte E-Mails. Entscheidend sind ein nachvollziehbarer Status, reproduzierbare Regeln und eine saubere Übergabe an die vorhandenen Systeme.
Bausteine
Vom Posteingang bis zur verbuchten Information
Automatisierung wird dort eingesetzt, wo sie sicher arbeitet; Ausnahmen bleiben sichtbar und steuerbar.
Erkennen & extrahieren
Dokumenttyp, Lieferant, Datum, Positionen, Beträge, Steuern und Referenzen werden strukturiert erfasst.
Plausibilität prüfen
Pflichtfelder, Summen, Dubletten, Bestellbezüge und definierte Geschäftsregeln verhindern stille Fehler.
Freigaben steuern
Betragsgrenzen, Kostenstellen und Vertretungen führen Ausnahmen zur richtigen verantwortlichen Person.
Fachsysteme anbinden
Geprüfte Daten und Originaldokumente gehen kontrolliert an ERP, DMS, Buchhaltung oder branchenspezifische Software.
Durchlauf sichtbar machen
Status, Liegezeiten, Fehlergründe und Automationsquote zeigen, wo der Prozess weiter verbessert werden kann.
Anwendungsansicht
Vom Posteingang bis zur geprüften Freigabe
Dokument, erkannte Felder, Plausibilitätsprüfung und Workflow stehen nebeneinander, damit Ausnahmen schnell entschieden werden.
Vorgehen
Mit einem Dokumenttyp beginnen
Ein klarer Pilot liefert schneller belastbare Werte als ein theoretisches Vollkonzept.
- 01
Belege und Regeln prüfen
Wir analysieren echte Beispiele, Varianten, Pflichtfelder, Sonderfälle und Zielsysteme.
- 02
Extraktion testen
Ein Prototyp verarbeitet repräsentative Dokumente und weist für jedes Feld eine Sicherheit aus.
- 03
Freigaben integrieren
Geschäftsregeln, Rollen und Eskalationen werden mit den Anwendern in realen Fällen erprobt.
- 04
Übergabe produktiv schalten
Nach Parallelbetrieb und Stichproben geht die kontrollierte Schnittstelle zum Zielsystem live.
Integration & Verantwortung
Cloud, lokal oder hybrid betreiben
Je nach Schutzbedarf können Texterkennung und Sprachmodelle in einer deutschen beziehungsweise europäischen Cloud, auf eigener Hardware oder hybrid betrieben werden. Sensible Dokumenttypen lassen sich bewusst von externen Diensten ausschließen.
Protokolle, Löschfristen, Berechtigungen und technische Auftragsverarbeitung werden im Lösungskonzept berücksichtigt. Die Software ersetzt keine steuerliche Prüfung, sondern sorgt für vollständige Daten, nachvollziehbare Entscheidungen und eine kontrollierte Übergabe.
Gut zu wissen
Häufige Fragen zu Dokumenten- und Rechnungsverarbeitung automatisieren
Kompakte Antworten zu Einführung, Betrieb und dem sinnvollen ersten Schritt.
Welche Rechnungsformate werden unterstützt?
Neben PDF und Bildscans können auch strukturierte E-Rechnungen wie ZUGFeRD oder XRechnung verarbeitet werden. Strukturierte Daten werden bevorzugt direkt übernommen; OCR ist für unstrukturierte oder ergänzende Dokumente zuständig.
Was passiert bei einer unsicheren Erkennung?
Felder unterhalb einer vereinbarten Sicherheit werden markiert und einem Menschen zur Prüfung vorgelegt. Das System darf unsichere Werte nicht unbemerkt als Tatsache weitergeben.
Kann die Lösung unser vorhandenes ERP anbinden?
Ja, sofern eine API, ein geeigneter Import oder ein kontrollierter Datenbankzugang verfügbar ist. Bei älteren Systemen bauen wir stabile Adapter und protokollieren jede Übergabe.
Lohnt sich das auch bei kleineren Belegmengen?
Ja, wenn die Dokumente komplex sind, häufig Rückfragen auslösen oder mehrere Systeme betreffen. Im Erstgespräch rechnen wir anhand Menge, Bearbeitungszeit und Fehlerkosten, ob ein Pilot wirtschaftlich sinnvoll ist.
Kontakt
Erstgespräch zu Dokumenten- und Rechnungsverarbeitung automatisieren
Schildern Sie kurz Ausgangslage, bestehende Systeme und den größten Engpass. Sie erhalten in der Regel innerhalb eines Werktags eine persönliche erste Einschätzung.
Carlo D'EsteDiplom-Informatiker · Ihr direkter Ansprechpartner
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